Steuerlast senken: Was Du als Selbstständiger über Betriebsausgaben wissen solltest

Steuerlast senken – Die Vorstellung ist verlockend: Geld ausgeben und gleichzeitig Steuern sparen. Ganz so einfach macht es der Gesetzgeber den Solo-Selbstständigen allerdings nicht. Denn obwohl Du als dein eigener Chef einige steuerliche Freiheiten genießt, die beispielsweise ein festangestellter Arbeitnehmer nicht hat, so kannst Du doch nicht alle deine Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Es gibt verbindliche Regeln, die Du nicht nur kennen, sondern an die Du dich sinnvollerweise auch halten solltest, wenn Du deine Ausgaben absetzen möchtest. Ansonsten riskierst Du, dass das Finanzamt schätzt oder die Anerkennung verweigert – in beiden Fällen zu deinem Nachteil. Was Du über die verschiedenen Arten von Betriebsausgaben wissen solltest, steht im folgenden Beitrag.

Was genau sind Betriebsausgaben?

Das Einkommensteuergesetz regelt in § 4 recht eindeutig, was mit dem Begriff Betriebsausgaben gemeint ist: Es sind alle Aufwendungen, die erforderlich sind, um dein Unternehmen funktionsfähig zu machen und zu halten. Also alle Anschaffungen und Ausgaben, die durch dein unternehmerisches Handeln verursacht werden und ohne die Du dein Business nicht ausüben könntest. Diese notwenigen Ausgaben kannst Du in deiner Steuererklärung eintragen, sie mindern deinen Gewinn und damit auch deine Steuerlast. Nun akzeptiert das Steuerrecht jedoch nicht alle Betriebsausgaben gleichberechtigt, per sofort oder überhaupt in voller Höhe.

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Welche Arten von Betriebsausgaben werden unterschieden?

Der Gesetzgeber hat alle nur denkbaren Betriebsausgaben in vier verschiedene Kategorien sortiert, die verbindlich sind und über den jeweiligen Status der Steuerminderung entscheiden. Das sind wie folgt:

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Wichtigste Regel für alle Solo-Selbstständigen: Sammle sorgfältig alle Belege und Quittungen – und beginne damit, bevor Du überhaupt mit deinem Business richtig loslegst. Alle Kosten, die in der Vorbereitungsphase anfallen, also bevor Du offiziell angemeldet bist, kannst Du später als vorweggenommene Betriebsausgaben geltend machen. Dazu gehören beispielsweise Reise- und Finanzierungskosten, Ausgaben für Seminare und ähnliches.

Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben

In diese Schublade gehören alle Rechnungen, die Du begleichen musst, um deine Unternehmung überhaupt führen zu können. Klassischerweise zählen dazu:

  • Raumkosten (Miete, Strom, Wasser und Heizung, Reinigung und Instandhaltung),
  • Telefon, Telefax, Internetanschluss,
  • Büromaterial (Papier, Porto, Stifte) und Bürogeräte (Drucker, Kopierer, Scanner),
  • Versicherungen und Kfz-Kosten, Kosten für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln,
  • Fortbildungskosten,
  • Bankgebühren.

Die Anschaffung eines Vermögenswertes, wie beispielsweise eines Firmenwagens, zählt zwar zu den sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben, die Kosten werden jedoch über die voraussichtliche Nutzungsdauer gesplittet. Hier greift die sogenannte Absetzung für Abnutzung (Afa).

Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Nicht alle Kosten, die dir zwar prinzipiell, aber nicht ausschließlich in Zusammenhang mit deinem Unternehmen entstehen, erkennt der Gesetzgeber als steuermindernd an. Das gilt besonders, wenn sich keine klare Trennlinie zwischen privater Lebensführung und Business ausmachen lässt. So geben bei einem Arbeitszimmer in den eigenen Wohnräumen oft kleine Details den Ausschlag. Gleiches gilt beispielsweise für Verpflegungskosten auf Reisen (Mehraufwand) oder die Auslagen für Kaffee und Kekse, die du deinem Geschäftspartner anbietest.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Alles, was in dieser Rubrik angesiedelt ist, mindert deine Steuerzahlung nicht. Der Katalog ist lang, hier die wichtigsten Punkte:

  • Geschenke über 35 Euro (steht 35,01 Euro auf der Rechnung, ist der ganze Betrag hinfällig!),
  • Fahrkosten zwischen Wohnung und Firma,
  • Bewirtungskosten „aus betrieblicher Veranlassung“ werden zu 70 Prozent akzeptiert, die restlichen 30 Prozent nicht,
  • Straf- und Verwarngelder, Mahngebühren oder Hinterziehungszinsen.

Wie kann ich meine Betriebsausgaben von der Steuer absetzen?

Deine Betriebsausgaben trägst Du ganz einfach in deine Steuererklärung ein. Sie senken deinen Gewinn und somit auch deine Steuerschuld. Aber Vorsicht: Damit das Finanzamt deine Kosten anerkennt, muss Du sie akribisch belegen. Du solltest daher immer und konsequent alle Belege aufheben und regelmäßig sortieren. Kommt dir eine Rechnung oder Quittung abhanden, dann können die Finanzbeamten die Position schätzen oder ganz streichen – beides ist in aller Regel schlecht für dich.

Gibst Du bewusst oder auch versehentlich private Ausgaben als betriebliche an, dann riskierst Du im Falle einer Steuerprüfung nicht nur eine „saftige“ Strafzahlung, Du kannst dich auch darauf verlassen, dass die Finanzbeamten fortan ein besonders kritisches Auge auf deine Steuererklärung werfen.

Wer kann Betriebsausgaben pauschal geltend machen?

Einigen Selbstständigen gesteht der Gesetzgeber das Recht zu, sich ihre Betriebsausgaben mit einer Pauschale anrechnen zu lassen. Dazu gehören:

  • Tagesmütter (Pauschale 300 Euro pro Monat),
  • selbstständige Hebammen (25 Prozent, maximal 1.535 Euro jährlich),
  • freie Journalisten und Schriftsteller (30 Prozent, maximal 2.455 Euro jährlich).

Angehörige dieser Berufsgruppen können natürlich trotzdem den Einzelnachweis für ihre Betriebsausgaben wählen, wenn dieser für sie günstiger ausfällt.

Fazit: Wie kannst du deine Steuerlast senken?

Alle Kosten und Auslagen, die dir in direktem oder mittelbaren Zusammenhang mit deinem Business entstehen, gehören zu deinen Betriebsausgaben. Du solltest alle Quittungen und Rechnungen sorgfältig aufbewahren und regelmäßig sortieren, damit Du diese Ausgaben in deiner Steuererklärung korrekt eintragen kannst. Dort mindern sie dann deinen Gewinn und verringern so deine Steuerschuld. Mit einer klugen Buchhaltungssoftware geht das alles etwas leichter von der Hand. Du kannst selbst kleinste Beträge geltend machen, denn das sprichwörtliche Kleinvieh spart eben auch Steuern. Versäume es nur nicht, private von betrieblichen Ausgaben immer konsequent zu trennen – das Finanzamt reagiert auf solche „Ungenauigkeiten“ ausgesprochen empfindlich.